【Amazon流】無駄な会議を減らす方法。目的(ゴール)を設定し無駄をなくす!

𖣯日々の気づき𖣯

今日はオンライン会議が一般化したことで、海外含め遠隔地の人とも簡単にコニュニケーションがとれるようになり、気軽に会議みたいな流れになっているから気をつけなければいけないこと。無駄な会議を減らす方法について。

会議の目的はゴールを明確にすることで、目的が定まっていない会議は無意味。
日本企業の場合、皆んなで集まって同じ時間を過ごすことが会議の目的になっている昔ながらの考えのところが、まだまだ多いね。結局この会議ってなんだったの???って思うのがまさに無駄な会議の典型。
欧米では無駄な会議を嫌うのは、何も進まない無駄な時間を過ごしたくないからかもね。なぜ日本人は無駄な会議が好きか?

それは集団思考が根付いているから
皆んなで集まることが美徳で、集まったということで満足してしまう傾向がある。
毎週決まった時間に会議するとか、社内情報共有の場を持つとか、まさに目的が集まることになっている。だから中身のない生産性の悪い会議が多くなる。

■会議の目的は大きく4つ

・情報共有の会議か?
・何かの対策を立てる会議か?
・アイディアを出し合う会議か?
・何かを決める会議か?

この目的を混ぜると何がゴールなのか?わからなくなり、無駄に時間だけが過ぎる。会議の目的であるゴールを予め決めておけば、短時間で終わらせることができる。

会議の進め方で、凄く参考になるのがAmazon。
Amazonの会議は無言が理想と言われている。
正確には、「理想の会議は、ほぼ無言で終わる会議」

ん!?って違和感があるよね。

Amazonは凄く合理的で、目的がわからない会議、着地点がズレてしまう会議は決して行われないし、必要ないと考えられている。それは、会議の目的が最初から明確だから。
Amazonの場合、会議を招集する人が参加者が「今回の会議の目的(=ゴール)」を事前に告げることから始まる。そして、会議を招集した人が、会議の冒頭で、「今回の会議の目的(=ゴール)」をあらためて告げ、参加者全員が、決められた時間内に決められたゴールに向けて集中して会議を行う。

その為、書類等は事前に会議参加者に情報共有し、議論の目的を明確にして進める。
目的(=ゴール)が明確というだけでなく時間内に決めることに集中するから、早く終わらせる為に無駄な雑談や話が脱線することはないってことだね。
なんて合理的!!!www

勿論、全ての会議が時間内に終わるわけではなく、議論を深めたら調査や再検討が必要という要素が出てくると、予定した時間内で終わらず議論が【持ち越し】となるケースもある。
※日本企業の多数がほぼ持ち越し。

ただ、Amazonの持ち越しの理由が明確で再調査してもう少し深掘りした方がいいという結論は出した上での持ち越し。気になる点が見つかったから再調査することで結論にも結びきやすい。
Amazonの会議は決めること!を大切にしているから、そこに集中して議論するから話がズレることがないんだと思う。

外資系あるある?

自分が外資企業に勤めいる時、年に何度か本国で仕事をしていたけど印象に残っていた会社のルールが「木曜の午後からは会社に来なくていいよ!」ってこと。ちなみに木、金曜の午後からは食堂でお酒が出されるし、食堂スペースにビリヤードやダーツなど遊べるスペースもあるから遊んでいいよ!って言われた。
流石に最初はおぉ〜って思ったwww

だからか、木曜午後になると皆んな自宅に帰る。イタリアとかスペインとかドイツとか、、、今思うとすごい会社www
木、金曜午後仕事している人=仕事ができない人ってなるわけだね。
日本では考えられない!!!だから会議1つとっても無駄はなかったし、とにかく結論をすぐに出して動くっていうのが習慣化されていた気がする。

時間を決めて全てを完結させるという文化が外資は強いような気がする。

■無駄な会議の特徴

  • 目的が明確ではないから話がズレる
  • 集まることが目的になりがち
  • 事前に書類を見ないから1から説明
  • 長い会議=達成感になりがち

こうならない為に、目的を明確にして伝えるということは本当に重要。
それは書類作成も同じで、何枚も書類があっても人は見ない。
経験値だけど、会議資料で人が集中力を持って議論できる量はA4サイズ2枚位だと思う。
分析結果が多かったり、数字が羅列されているだけとか、全ての情報を書類にすることで、逆に情報を纏まっていない書類になってしまうことが結構多い。
この場合、目的(=ゴール)が定まっていないモノになりがち。

目的が明確だと→シンプルに伝えるという意識にもなり、結果目的だけにフォーカスした書類になる。
目的設定の方法は、書類作成とか伝え方を向上させるには必要なスキルってこと。

自分も陥ることだけど、いろいろなデータや調べたことなどが多いと、どうしてもそれを入れたくなる。
そうなると、結果書類が多くなる。
書類が多いと当然見る方は集中力を保てない。
そんな資料は自己満足でしかないってこと。

A4サイズ2枚までで纏めると決めれば、自分の頭の中を整理するだけでなく、無駄な情報を省くということができる。
この無駄を外すことが、明確な目的設定の近道!!!
色んなデータが並ぶと、あーでもない、こーでもないと色々出てきて、結果何がしたかったのか?ブレることになる。
まさに、無駄な会議の特徴。

無駄な会議を減らすには、まずは自分が無駄を認識し省くことから始まる。これは、色々なところで使えるけど目的を明確にすること、それを最初から相手に伝えることは議論する上では本当に大切。

オンライン会議が一般化する流れにきている。海外含め簡単に情報共有できる手段ができたからこそ、無駄な会議にならないように、明確な目的を設定し短時間で終わらせる!ということを心がけるにはいいタイミングかもね。
まずは自分が変わろう!

そんな、偉そうなことを書いている自分。
ダラダラ、書くじゃんwww
そう、自分はまだまだってこと。

頑張ろう!!

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